Cómo mantener organizada su documentación

Cuando usted está recibiendo beneficios, es siempre importante mantener organizada toda su información sobre beneficios y su documentación asociada. Cuando obtiene un empleo, tendrá que mantener organizados también sus documentos del empleo. La siguiente es una lista de los documentos que debe mantener organizados:

• Todas las cartas de agencias del gobierno, como, por ejemplo, el Seguro Social o la Administración de Asistencia para Familias (FAA) del Departamento de Seguridad Económica (DES)
• Recibos de gastos médicos o gastos relacionados con su empleo
• Una lista de todas las conversaciones telefónicas que haya tenido con su programa de beneficios
• Todos los talonarios de los cheques de pago de su empleo
• La documentación de cualquier ayuda o acomodo que usted obtenga en su empleo.

Aquí presentaremos tres sugerencias para organizar estos documentos:

1. Obtenga la ayuda de una persona experta.
2. Prepare una carpeta para los documentos y póngale un rótulo: Beneficios y Trabajo
3. Mantenga su documentación en su computadora.

1. Obtenga la ayuda de una persona experta

Si usted cuenta con un/a entrenador/a en el empleo o una persona que ofrece servicios de empleo, esa persona posiblemente le podrá ayudar a mantener sus documentos organizados. Le puede dar consejos e inclusive ayudarle a hacer copias de sus talonarios de pago y enviarlas a las agencias apropiadas.

Para obtener más información, comuníquese con la Administración de Servicios de Rehabilitación de Arizona (AZRSA) o la organización comunitaria que le está ayudando a conseguir empleo. También puede consultar a un/a consultor/a de incentivos de trabajo.

2. Prepare una carpeta rotulada “Beneficios y Trabajo”

Una manera excelente de mantener su información organizada en forma independiente consiste en preparar una carpeta rotulada: Beneficios y Trabajo.

Para hacerlo, compre una carpeta de tres anillos y una perforadora para hacer tres perforaciones en las hojas. Luego, cada vez que necesita guardar un documento importante, utilice la perforadora y coloque el documento en su carpeta. Le conviene conseguir también hojas plásticas con bolsillos para insertar en su carpeta donde pueda guardar documentos pequeños, como recibos.

Los siguientes son los tipos de documentos que debe guardar en su carpeta:

• Talonarios de sus cheques de pago
• Cartas recibidas de agencias del gobierno
• Hojas de datos que explican los programas de beneficios
• Copias de las cartas que usted envíe a estas agencias, inclusive las en que reporta sus ingresos
• Recibos de gastos médicos pagados de su bolsillo
• Documentación relacionada con cualquier ayuda o acomodo que usted obtenga en su empleo
• Hojas de confirmación de recibo por fax y recibos si usted entrega algo al Seguro Social en persona.

También es una buena idea comprar una libreta en espiral con tres perforaciones e incluirla en su carpeta. De esta manera, usted podrá apuntar cualquier cosa que haga en relación con sus beneficios. Los apuntes podrían incluir los siguientes:

• Cuando usted envía por correo una copia del talonario de su cheque de pago, escriba la fecha.
  • Por ejemplo: “1/3/2024: Envié copias de los talonarios de mis cheques de pago al Seguro Social por correo”. Incluya la dirección o, si los envió por fax, el número telefónico del fax al cual las envió.
• Cuando usted habla con alguien en una agencia, escriba la fecha, el nombre de la persona y el asunto que trató con ella.
  • Por ejemplo: “El 1/9/2024, me reuní con el Sr. Smith en el Seguro Social y él me dijo que no había recibido los talonarios de mis cheques de pago. Yo tenía mi carpeta conmigo y tenía guardadas en ella las copias de ellos, así que le entregué personalmente otra copia de mis talonarios para diciembre de 2023”.

La carpeta de Beneficios y Trabajo le ayudará a mantenerse organizado/a con el tiempo. Usted tendrá todas su cartas y documentos en un solo lugar, por si necesita buscar alguna información. Puede llevar su carpeta consigo cuando asiste a citas para hablar acerca de sus beneficios.

3. Mantenga su documentación en su computadora

Usted puede también mantener en su computadora toda la información sobre sus beneficios. Necesita mantener organizados los mismos documentos que guardaría en una carpeta. La diferencia consiste en que podrá ver los documentos en pantalla, imprimir copias e inclusive enviar información por e-mail a otras personas, como, por ejemplo, un/a consultor/a de incentivos de trabajo.

La mejor manera de guardar información en su computadora es escanear los documentos, como, por ejemplo, los talonarios de sus cheques de pago y las cartas de los programas de beneficios, y guardarlos en su computadora, en un directorio titulado Beneficios y Trabajo. En este directorio de Beneficios y el Trabajo, puede crear sub-directorios titulados “Cartas”, “Talonarios” y “Notas”, en los que puede poner sus documentos escaneados.

Usted puede también crear documentos nuevos utilizando el programa Microsoft Word o el programa LibreOffice (un programa gratis muy similar a Word) y escribir apuntes, como, por ejemplo, las fechas en que envió sus cartas y lo que habló por teléfono con el/la trabajador/a social de DES.

Usted puede comprar un escáner por aproximadamente $50. Muchas impresoras incluyen escáneres. Usted puede también utilizar un escáner en una tienda de suministros de oficina, pagando una cantidad pequeña, o utilizar uno gratis en algunas organizaciones, tales como los Centros de una Sola Parada.

Si usted trabaja por cuenta propia

Si usted trabaja por cuenta propia, puede ser especialmente complicado documentar sus ingresos y reportarlos a las agencias de beneficios. Mantener una buena documentación de su negocio es tan importante como mantener la documentación de sus beneficios.

No deje de conversar con su agencia a la que reporta sus ingresos para enterarse de la manera exacta en que debe reportar los ingresos de su trabajo por cuenta propia y guarde los recibos de cualquier gasto relacionado con su trabajo que usted desee reclamar. Guarde los recibos aunque otra persona haya hecho el pago del gasto. Además, mantenga un registro de las horas trabajadas por alguien en forma voluntaria o de la ayuda no remunerada que usted reciba de otras personas.

Usted debe asegurarse también de guardar una copia de su declaración de impuestos en su carpeta de Beneficios y Trabajo, para que la tenga a mano cuando necesite indicar al proveedor de sus beneficios lo que ganó de su negocio el año anterior.