La solicitud de un acomodo

¿Por qué?

Usted debe solicitar un acomodo razonable cuando existe un obstáculo que le impida o dificulte la participación en el proceso de contratación, el desempeño de su empleo, el cumplimiento de una norma del empleo o el acceso a otros beneficios del empleo.

¿Cuándo?

Usted puede pedir un acomodo al solicitar un empleo, después de haber recibido una oferta de empleo, después del inicio de su discapacidad, o cuando ocurre un cambio en la naturaleza de su discapacidad o de su empleo. Tenga presente, sin embargo, que no se le exige solicitar un acomodo razonable antes de que un empleador le haya ofrecido un empleo o antes de que usted descubra que necesita un acomodo para poder desempeñar el empleo; el momento de solicitarlo posiblemente ocurrirá después de que usted empiece a trabajar.

Si usted solicita un acomodo antes de recibir la oferta de un empleo, posiblemente será difícil comprobar que el empleador le negó el empleo porque había un/a solicitante más calificado/a, o porque no quería pagar los costos de proveer acomodos o no quería darse la molestia de proveerlos. Negarle el empleo porque usted necesita un acomodo razonable sería discriminatorio. Es posible que le convenga esperar hasta haber recibido la oferta del empleo antes de solicitar un acomodo.

¿Qué?

Para solicitar un acomodo, usted debe considerar primero sus necesidades individuales y luego identificar los acomodos razonables que, en su opinión, satisfarán esas necesidades. Su empleador no tiene la obligación de darle el acomodo exacto que usted haya pedido. Si hay más de un solo acomodo disponible, el empleador tiene derecho a elegir el que le quiera ofrecer.

¿Quién?

Usted, un miembro de su familia, un/a proveedor/a de servicios médicos o un/a defensor/a legal que tenga conocimientos de su discapacidad puede pedir un acomodo en nombre suyo, dirigiendo la solicitud a su supervisor/a inmediato/a, al/a la administrador/a del departamento de recursos humanos, o a otro miembro del personal administrativo.

¿Cómo?

Usted puede pedir a su empleador verbalmente o por escrito que le dé un acomodo razonable. Posiblemente le conviene pedir el acomodo por escrito para documentar su solicitud. Puede solicitar el acomodo expresándose en lenguaje sencillo y sin mencionar la ley ADA o utilizar la frase "acomodo razonable". Pero, si utiliza esta frase y declara que está presentando su solicitud conforme a la ley ADA, la situación quedará explicada con claridad. Al solicitar un acomodo razonable, usted ha logrado iniciar el “proceso interactivo”. El proceso interactivo se explica más adelante en este artículo.

Aclaración: Usted debe considerar mantener su propio archivo escrito de sus solicitudes de acomodo y las respuestas que reciba por escrito de su empleador, en caso de necesitar documentación debido a que su solicitud se niega y usted decide presentar una queja por discriminación. Si su empleador tiene procedimientos y formularios específicos relacionados con las solicitudes de acomodos, mantenga un archivo de estos procedimientos y haga copias de cada formulario que completa y presenta.

Las solicitudes de acomodo verbales

Los siguientes son ejemplos de solicitudes de acomodo verbales. Son todas solicitudes porque informan al empleador de la necesidad de un acomodo que permita al/a la trabajador/a realizar sus tareas esenciales:

  • Una trabajadora le dice a su supervisora, "Tengo problemas para llegar al trabajo a la hora programada debido a los tratamientos médicos que estoy recibiendo. Quisiera que mi hora de entrada se reprograme”.
  • Un trabajador le dice a su supervisora, "Necesito una licencia de seis semanas para el tratamiento de un problema de la espalda que tengo".
  • Una trabajadora recién contratada que utiliza una silla de ruedas informa a su empleador que es imposible acomodar su silla de ruedas bajo el escritorio en su oficina. Le pide como acomodo razonable un escritorio de altura ajustable.

Las solicitudes de acomodo por escrito

Aunque la ley ADA no exige que usted presente su solicitud de un acomodo por escrito, es siempre una buena idea documentar sus solicitudes de acomodo en caso de que ocurra una disputa sobre si usted solicitó un acomodo o no, o la fecha en que lo solicitó. Una manera de documentar una solicitud de acomodo es presentarla por escrito.

La ley ADA no tiene instrucciones específicas para los empleadores, ni les exige que utilicen formularios para solicitar acomodos razonables específicos o para iniciar el proceso interactivo. Si su empleador tiene formularios, usted los debe utilizar para presentar su solicitud. Si tiene preguntas sobre la posibilidad de que su empleador esté solicitando más información médica que la necesaria para procesar su solicitud, comuníquese con el personal del Centro de Arizona para la Ley de Discapacidad para hacer una consulta sobre sus derechos.

Si su empleador no tiene un formulario, usted puede escribir una carta (o un e-mail) que defina claramente su solicitud y declare la condición médica con la cual está relacionada. La Red de Acomodos en el Empleo (Job Accommodation Network—JAN) recomienda que incluya la siguiente información en su carta:

  • Identifíquese como una persona con una discapacidad
  • Declare que está solicitando acomodos conforme a la ley ADA (o la Ley de rehabilitación de 1973 si trabaja para el gobierno federal)
  • Identifique las tareas específicas de su trabajo que son problemáticas
  • Identifique sus ideas sobre los acomodos
  • Pida a su empleador que le comunique sus ideas sobre los acomodos
  • Haga referencia a la documentación médica que adjunta, si es apropiado o necesario
  • Pida a su empleador que responda a su solicitud dentro de un tiempo razonable.

Las responsabilidades del empleador

Es necesario dar acomodos razonables a solicitantes y trabajadores calificados sin que importe que deseen tener o que tengan empleos de tiempo parcial, de tiempo completo, sean temporales o permanentes, o que su estatus sea permanente o de prueba.

Una vez que usted haya pedido un acomodo y su empleador haya aceptado su solicitud, su empleador tiene la obligación de darle ese acomodo. Por ejemplo, si un empleador exige que sus empleados asistan a eventos fuera de la oficina y provee transporte para esos eventos, es la responsabilidad del empleador asegurar que usted tenga acceso a los eventos. Esto incluye el sitio mismo y el transporte al sitio.

Si es demasiado difícil obtener el acomodo que usted necesita o si cuesta demasiado en relación con el tamaño de la organización del empleador, sus recursos financieros y las necesidades del negocio (inclusive el tamaño y los recursos de cualquier empresa matriz), el empleador no tiene la obligación de darle el acomodo que usted solicitó. A esta situación se le llama una “dificultad excesiva”. El empleador puede negar su solicitud también si el acomodo le impide completar las tareas esenciales del empleo.

Ejemplo

Usted trabaja como guardia de seguridad en un edificio de oficinas y le corresponde asegurarse de que las personas firmen el registro al entrar y monitorear las cámaras de seguridad. Si solicita descansos más largos o más frecuentes, el empleador podrá rechazar su solicitud porque el desempeño de las tareas esenciales del empleo requiere su presencia física en su puesto mientras el edificio esté abierto.

Se prohíbe que un empleador le niegue un acomodo porque cuesta dinero. Igualmente, se prohíbe que un empleador alegue una dificultad excesiva basada en los temores o prejuicios de sus empleados (o sus clientes) relacionados con la discapacidad de una persona. Se prohíbe que un empleador alegue una dificultad excesiva considerando que proveer un acomodo razonable a una persona podría tener un impacto negativo sobre la moral de otros empleados.

Un empleador tiene también la responsabilidad de responder a su solicitud dentro de un tiempo razonable. Aunque no se especifica un plazo para que los empleadores respondan a solicitudes de acomodos razonables, una demora innecesaria para responder a una solicitud de acomodo o para darle el acomodo solicitado puede dar como resultado una violación de la ley ADA.

Ejemplos
  • Un empleador ofrece estacionamiento a todos sus empleados. Un empleado que utiliza una silla de ruedas solicita que su supervisor le asigne un estacionamiento accesible, explicándole que los estacionamientos existentes son tan angostos que él no puede extender la rampa de su furgoneta y poder así entrar y salir del vehículo. Su supervisor no responde a la solicitud y no la remite a alguien que tenga la autoridad para responder. El empleado presenta otra solicitud al supervisor. Han pasado dos meses después de la fecha de la solicitud inicial sin que se haya tomado ninguna medida. Aunque el supervisor nunca rechaza definitivamente la solicitud, su falta de respuesta bajo estas circunstancias equivale a un rechazo y, por lo tanto, viola la ley ADA.
  • Una empleada ciega solicita como un acomodo razonable equipo adaptivo para su computadora. Su empleador pide este equipo y le notifican que la entrega del equipo demorará tres meses. No hay otra empresa que venda el equipo adaptivo que la empleada necesita. El empleador le dice a la empleada que alguien ha procesado la solicitud de acomodo y ha pedido el equipo. Aunque habrá una demora de tres meses para obtener el equipo, el empleador ha actuado lo más rápido posible para obtenerlo. Por lo tanto, no ha habido ninguna violación de la ley ADA debido a la demora. El empleador y su empleada deben colaborar para encontrar la manera en que ella pueda desempeñar su empleo con toda la efectividad posible mientras espera la entrega del equipo. El empleador no debe tomar medidas disciplinarias en contra de la empleada ni terminar su empleo porque ella no podía desempeñar algunas de sus tareas sin el acomodo.

El pago de los costos de los acomodos

Muchos acomodos no crean gastos adicionales para un empleador o causan un solo costo, tal como la compra de equipos adicionales. Los empleadores tienen que pagar los costos de acomodos razonables. No se les permite transferir el costo a sus empleados mediante la reducción de su sueldo o pagarle menos de lo que ganan sus otros empleados con empleos similares.

Cuando se determina si un acomodo cuesta demasiado o no, el costo real es el que debe tomarse en consideración. Por ejemplo, es posible que un empleador cuyos recursos no le permitan pagar el precio completo de un dispositivo de tecnología asistiva logre pagarlo después de aplicar un crédito o una deducción fiscal del Servicio de Rentas Internas. Sin embargo, si el costo neto de un acomodo es demasiado alto para el empleador, se exigirá que el empleador pague la parte que no le causaría una carga excesiva y que usted, o una agencia gubernamental o privada, pague el resto.

Hay más información sobre fuentes de ayuda para pagar los acomodos más adelante en este artículo.

Recursos relacionados con la revelación de una discapacidad y con los acomodos razonables

Los siguientes recursos podrán ayudarle a tomar decisiones bien fundamentadas en relación con la revelación de su discapacidad y los acomodos razonables:

Ejemplo

Jane es una veterana que regresó hace poco de la guerra. Está haciendo la transición para volver a la vida civil, inclusive a su trabajo anterior de técnica farmacéutica. Cuando Jane estaba prestando servicio militar activo, desarrolló el trastorno de estrés postraumático (Post-Traumatic Stress Disorder —PTSD). Como resultado del trastorno PTSD, Jane evita los lugares concurridos y las interacciones sociales porque le evocan recuerdos de experiencias difíciles. Tiene problemas también para concentrar la atención, dificultades para dormir y ataques de pánico.

Jane debe considerar sus necesidades y luego identificar los acomodos razonables que satisfagan esas necesidades.

Las necesidades

A Jane le parece que para desempeñar bien su empleo, ella necesita ayuda para:

  • Reducir el estrés
  • Mejorar su concentración
  • Organizarse
  • Obtener descanso adicional, y
  • Confrontar las emociones y los recuerdos que la afligen.

Los acomodos razonables

Los siguientes son algunos de los acomodos que Jane podría solicitar:

  • Espacio privado en la parte de atrás de la farmacia, lejos de los clientes
  • Permiso para usar auriculares que generan ruido blanco (eliminación de ruido) mientras trabaja
  • La división de sus asignaciones de trabajo grandes en tareas y en pasos más pequeños
  • Instrucciones tanto verbales como escritas del farmacéutico
  • Descansos más largos o más frecuentes
  • Cobertura de relevo cuando necesita tomar descansos, y
  • Licencia adicional para ausentarse del trabajo con el fin de recibir consejos.

Una vez que Jane haya revelado su trastorno PTSD y solicitado uno, o varios, acomodos razonables, ella y su empleador podrán iniciar un “proceso interactivo” para decidir cuáles de los acomodos permitirán que Jane desempeñe las tareas esenciales de su trabajo sin crear una dificultad excesiva para el negocio.